Das Bot-Konto: Einträge ohne persönliches Mitglied erfassen
In vielen Vereinsheimen gibt es Situationen, in denen ein Eintrag nicht einem bestimmten Mitglied zugeordnet werden kann oder soll:
- Tagesgäste: Ein Gast kommt vorbei und bestellt ein Getränk
- Vereinsevents: Beim Sommerfest wird die Theke für alle geöffnet
- Tageskasse: Bareinnahmen sollen dokumentiert werden
- Stellvertretende Einträge: Ein Vorstandsmitglied erfasst etwas im Namen des Vereins
Bisher musste man dafür ein „Dummy-Mitglied" anlegen. Das war umständlich und unübersichtlich. Mit dem Bot-Konto gibt es jetzt eine saubere Lösung.
Ein Bot-Konto ist ein spezielles Mitglied, das automatisch vom System erstellt wird. Es hat einige besondere Eigenschaften:
- Kein echter Nutzer: Das Bot-Konto kann sich nicht einloggen und hat keine E-Mail-Adresse
- Keine Vereinsflieger-Synchronisation: Einträge auf dem Bot-Konto werden nicht nach Vereinsflieger übertragen
- Frei benennbar: Ihr könnt dem Bot-Konto einen passenden Namen geben, z.B. „Tageskasse", „Gäste" oder „Veranstaltungen"
- Proxy-Einträge: Einträge werden stellvertretend über die Proxy-Funktion erfasst
Einrichtung und Nutzung
- Einstellungen öffnen: Navigiert zu den Mandanten-Einstellungen im Admin-Bereich
- Bot-Konto aktivieren: Schaltet die Option „Bot-Konto aktivieren" ein
- Name vergeben: Gebt dem Bot-Konto einen aussagekräftigen Namen (z.B. „Tageskasse")
Das System erstellt automatisch ein Mitglied mit diesem Namen. Wenn ihr das Bot-Konto später deaktiviert und wieder aktiviert, wird das bestehende Konto wiederverwendet. Es gehen keine Daten verloren.
Um einen Eintrag auf das Bot-Konto zu buchen, nutzt ihr die Proxy-Funktion. Das funktioniert genau wie ein stellvertretender Eintrag für ein normales Mitglied:
- Öffnet die Proxy-Seite
- Wählt das Bot-Konto aus der Mitgliederliste
- Erfasst die gewünschten Artikel
- Fertig. Der Eintrag wird dem Bot-Konto zugeordnet.
| Ohne Bot-Konto | Mit Bot-Konto |
|---|---|
| Dummy-Mitglied manuell anlegen | Automatisch vom System erstellt |
| Wird ggf. mit Vereinsflieger synchronisiert | Bewusst von der Synchronisation ausgenommen |
| Unklar, ob echtes Mitglied oder Platzhalter | Eindeutig als Bot-Konto gekennzeichnet |
| Name und Daten selbst pflegen | Nur Name konfigurieren, Rest erledigt das System |
Typische Einsatzszenarien
Tageskasse im Clubheim: Benennt das Bot-Konto „Tageskasse" und erfasst dort alle Bareinnahmen von Gästen. Am Ende des Monats seht ihr genau, wie viel über die Tageskasse lief.
Vereinsfest: Beim Sommerfest werden Getränke und Essen auf das Bot-Konto „Sommerfest 2026" gebucht. So bleibt die Event-Abrechnung getrennt von den regulären Mitglieder-Einträgen.
Spendenkasse: Ein Bot-Konto „Spenden" kann genutzt werden, um eingehende Spenden bei Veranstaltungen zu dokumentieren.
Das Bot-Konto schließt eine wichtige Lücke in der Vereinsverwaltung. Es bietet eine saubere, nachvollziehbare Möglichkeit, Einträge ohne persönliche Mitgliedszuordnung zu erfassen. Die Einrichtung dauert nur wenige Sekunden.