Belegverwaltung (Beta)

Belege hochladen oder per E-Mail einreichen

Ihr könnt Belege direkt auf der Einkaufsmaske hochladen. Alternativ richtet ihr für euren Verein einen E-Mail-Eingang ein und sendet den Beleg als Anhang an die hinterlegte Adresse. Beide Wege nutzen dasselbe Belegformular.

Formular und E-Mail-Eingang einrichten

Richtet das Belegformular passend für euren Verein ein und fügt bei Bedarf weitere Datenfelder hinzu. Legt außerdem fest, welche Absender der E-Mail-Eingang akzeptiert und welche Kategorie für einzelne Absender oder standardmäßig verwendet wird. So haben eingehende Belege die Felder und die Kategorie, die ihr für eure Prüfung braucht.

Fehlende Angaben prüfen

Wenn für einen Beleg noch Angaben fehlen, kann der Absender über einen Review-Link die Felder im Belegformular ergänzen. Ist die Texterkennung aktiviert, liefert sie passende Vorschläge aus dem Anhang. Der Absender kann die Vorschläge prüfen und fehlende Angaben ergänzen, bevor der Beleg geprüft wird.

Freigabe und weitere Verarbeitung

Die Prüfung unterstützt das Vier-Augen-Prinzip. Ihr legt je Kategorie fest, welche Belege freigegeben werden müssen und welche Mitglieder sie freigeben. Danach kann das Kassenteam die weitere Verarbeitung übernehmen. Mit den Kopierfunktionen lassen sich die fortlaufende Beleg-ID und der Titel eines Belegs in die Zwischenablage kopieren, zum Beispiel für eine Rückerstattung an ein Mitglied. So können Kassenteam und Mitglied die Rückerstattung dem richtigen Beleg zuordnen.

Kosten

Nach aktuellem Stand werden die monatlichen Kosten voraussichtlich bei etwa 5 € pro Monat liegen, abhängig von der Nutzung. Das ist eine Orientierung für die Planung, keine verbindliche Preiszusage.

Schreibt uns an info@club-coaster.app, wenn ihr Interesse habt. Dann aktivieren wir euren Zugang.